Как подготовиться к обязательному переходу на ЭПД с 2026 года

Экспедиторам, перевозчикам и грузовладельцам предстоит масштабная цифровая трансформация — Федеральный закон № 140-ФЗ вводит новые требования для рынка грузоперевозок и транспортной экспедиции: реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог» и обязательный переход части перевозочных документов в электронный вид.

Закон уже подписан, а на адаптацию бизнеса осталось менее двух лет. Рассказываем, кого коснутся изменения, какие установлены сроки и как организовать переход на ЭПД без операционных сбоев и административных штрафов.

ЭПД — электронные перевозочные документы. Например, электронная транспортная накладная, электронный путевой лист и т. п.

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Это “государственный контур”, куда в итоге передаются сведения и ЭПД, и где они проходят проверку формата/данных и становятся доступными уполномоченным госорганам.

ИС ЭПД — информационная система электронных перевозочных документов (сервис/платформа оператора). Через неё участники перевозки создают, подписывают и обмениваются ЭПД, а затем оператор ИС ЭПД направляет документы и сведения в ГИС ЭПД.

Выходит что первый уровень работы с документами - ИС ЭПД, в нем работают логисты и перевозчики - операторы, а второй - ГИС ЭПД, с данными оттуда работают уже госслужащие.

НЦТЛП («ГосЛог») — национальная цифровая транспортно-логистическая платформа Минтранса (по сути “единое окно” для цифрового взаимодействия участников логистики и государства). На ней, в том числе, запускается госреестр экспедиторов.

Обязательный переход на электронный документооборот для:

• транспортных накладных (все виды транспорта);
• заказов-заявок на перевозку;
• экспедиторских документов (расписки, поручения).
• Бумажная форма будет разрешена только в исключительных случаях по перечню Минтранса.

Первый этап (с 1 сентября 2025 года):

• Строгое соблюдение правил при работе с грузами ограниченного оборота
• Обязательное хранение договоров экспедиции в течение 3 лет после их выполнения
• Предоставление необходимой информации по запросам правоохранительных органов

Второй этап (с 1 марта 2026 года):

• Обязательная регистрация в государственном реестре "ГосЛог"
• Штрафы для юридических лиц до 300 000 рублей за отсутствие в реестре
• Требования к руководителям компаний (отсутствие непогашенной судимости)
• Дополнительные требования к самой компании-экспедитору

Третий этап (с 1 сентября 2026 года):

• Полный переход на электронные экспедиторские документы
• Утверждение форматов документов Федеральной налоговой службой
• Установление правил обмена документами Правительством РФ

Основные последствия реформы:

• Полный переход на цифровой документооборот к 2026 году
• Усиление государственного контроля над экспедиторской деятельностью
• Необходимость заблаговременной подготовки к изменениям всех участников рынка

Вам следует уже сейчас начинать подготовку к переходу на электронный документооборот и проверять соответствие новым требованиям. Для этого подойдет сервис Контур.Логистика, задать вопросы менеджеру по подключению, узнать цены и нужно ли вам в принципе подключать сервис - https://esc-kazan.ru/logistika.

«ГосЛог» (НЦТЛП) — платформа Минтранса. Здесь с 1 марта 2026 года запускается реестр экспедиторов и подача уведомлений через Госуслуги.

1) Выбор оператора (ИС ЭПД) и сценария обмена.

Для работы с ЭПД необходимо подключиться к оператору информационной системы ЭПД и настроить процесс обмена между всеми участниками перевозки.

Рекомендуем начать с решения, которое уже умеет работать по требованиям отрасли и поддерживает интеграции под задачи перевозчиков и экспедиторов — например Контур.Логистика.

👉 Задать вопросы менеджеру по подключению, узнать стоимость и понять, нужен ли сервис именно вам: https://esc-kazan.ru/logistika

2) Обновление и проверка совместимости вашего ПО.

Проанализируйте используемые логистические, складские и учётные системы на предмет готовности к новому порядку.

Убедитесь, что ваше ПО поддерживает:

• интеграцию с оператором ИС ЭПД;
• передачу данных в ГИС ЭПД (через оператора);
• архивирование и хранение документов в соответствии со сроками.

3) Проверка соответствия компании новым требованиям.
Проведите внутренний аудит организации на соответствие законодательным нормам:

• Убедитесь, что руководитель компании не имеет непогашенной судимости за экономические преступления.
• Проверьте отсутствие повторных нарушений закона 87-ФЗ за последний год.
• Подготовлены данные и документы для внесения в реестр экспедиторов «ГосЛог» (НЦТЛП).

Эти шаги помогут обеспечить плавный переход на новые правила работы и избежать штрафных санкций в будущем.